Rund ums Fahrzeug

Fristen und Erinnerung

Am Fahrzeug unter „Fristen" tragen Sie ein, wann HU, Inspektion, UVV-Prüfung, Reifenwechsel und Co. fällig sind — nach Datum, nach Kilometern oder beidem; es zählt, was zuerst kommt. Mit „Erledigt" rückt die Frist um ihr Intervall weiter, gerechnet ab dem Tag der Erledigung.

Was im Vorlauf oder überfällig ist, steht auf der Übersicht unter „Was ansteht". Zusätzlich bekommt der Inhaber morgens eine E-Mail mit den fälligen Fristen — je Frist höchstens einmal in der Woche.

Tanken und Auslagen mit Belegen

Unter „Tanken" und „Auslagen" tragen Sie Tankungen, Ladungen, Parkgebühren, Waschanlage, AdBlue, Maut und kleine Reparaturen ein. Aus vollen Tankungen rechnet WorkRoute den Verbrauch, voll bis voll.

Zu jedem Eintrag lassen sich bis zu fünf Belege anhängen: „Beleg fotografieren" öffnet am Handy die Kamera, „Foto oder PDF wählen" nimmt ein Bild aus der Galerie oder einen Scan. Fotos werden vor dem Hochladen verkleinert, und der Ort der Aufnahme bleibt nicht im Bild. Belege lassen sich auch später nachreichen.

Fahrer tragen ihre eigenen Tankungen und Auslagen ein und sehen nur diese; der Inhaber sieht alle.

Führerscheinkontrolle

Wer ein Fahrzeug überlässt, muss sich vergewissern, dass der Fahrer fahren darf. Unter „Fahrer" steht bei jedem, wann der Führerschein zuletzt angesehen wurde, welche Klassen er hat und wann die nächste Kontrolle fällig ist. Mit „Kontrolle eintragen" halten Sie das Datum, die Klassen, bis wann die Karte gilt und eine Notiz fest; der Verlauf bleibt stehen.

Reichen die Klassen nicht für den Dienstwagen — etwa B für einen LKW —, warnt WorkRoute. Wie oft kontrolliert wird, stellen Sie unter „Einstellungen" ein; üblich sind sechs Monate.

Wartungen und Kosten

Unter „Wartungen" steht, was am Fahrzeug gemacht wurde: Inspektion, Reifen, HU, Reparatur und mehr — mit Tag, Kilometerstand, Werkstatt und Kosten netto. Zu einer Reparatur oder „Sonstiges" gehört eine kurze Beschreibung. Einen Tippfehler nehmen Sie mit „Entfernen" wieder heraus; Wartungen gehören nicht zum Fahrtenbuch.

Tippen Sie bei einer Frist auf „Erledigt", tragen Sie Tag, Kilometerstand, Werkstatt und Kosten ein. Daraus wird eine Wartung, und die Frist rückt um ihr Intervall weiter. Steht auf der Plakette ein anderer Termin, tragen Sie die nächste Fälligkeit selbst ein.

Unter „Kosten" sehen Sie, was das Fahrzeug gekostet hat: Tanken und Laden, Werkstatt und Auslagen, je Monat und je Kilometer. Die Kilometer kommen aus allen bekannten Ständen — Fahrten, Tankungen, Wartungen und gemeldete Stände. Wartungen und Kosten sieht nur der Inhaber.

Haltung und Leasing

Beim Fahrzeug (Fahrzeuge → Ändern) tragen Sie die FIN aus dem Fahrzeugschein ein und, wie es gehalten wird: Eigentum, Leasing, Finanzierung oder Miete. Bei allem außer Eigentum kommen die Angaben des Vertrags dazu: Beginn, Ende, Kilometer je Jahr, Kilometerstand bei Beginn und die Rate je Monat.

Nach dem ersten Vertragsmonat rechnet WorkRoute unter „Kosten" hoch, wie viele Kilometer es bis zum Vertragsende werden, wenn es so weitergeht — und warnt, wenn es mehr werden als vereinbart. Mehrkilometer kosten bei der Rückgabe; so wissen Sie es früh.

Kilometerstand melden

Haben Sie den Tacho abgelesen, ohne zu fahren oder zu tanken, tippen Sie beim Fahrzeug auf „Kilometerstand melden". Der Stand muss zu den bekannten passen — der Tacho läuft nur vorwärts. Er hilft bei Fristen nach Kilometern und bei der Hochrechnung des Leasings. Melden darf jeder, der das Fahrzeug fährt.

Was ansteht

Auf der Übersicht sammelt „Was ansteht", worum Sie sich kümmern sollten: fällige Fristen, Führerscheinkontrollen, Einladungen, die noch niemand angenommen hat, und eigene Fahrten, denen noch etwas fehlt — mit dem Tag, bis zu dem sie sich ohne Grund ergänzen lassen. Fahrer sehen nur ihre Fahrten. Steht nichts an, ist die Karte nicht da.